Wie innovative Tools und Technologien Ihrem Lieferantenmanagement Flügel verleihen

Es soll den vielschichtigen Prozessen der Globalisierung wieder mehr Menschlichkeit einhauchen: Seit 1. Januar 2024 ist das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), kurz Lieferkettengesetz, in Kraft getreten und beinhaltet Vorgaben zur Einhaltung von Menschenrechten und zum Schutz der Umwelt. Was aus humanistischer Perspektive absolut unterstützenwert erscheint, bringt jedoch in der unternehmerischen Praxis überaus komplexe Anforderungen mit sich. Denn nun stehen auch Unternehmen ab 1.000 Beschäftigten vor der enormen Herausforderung, fix definierte Sorgfaltspflichten entlang ihrer Lieferkette (Supply-Chain) umzusetzen. Und mit dieser zu verantwortenden unternehmenseigenen Lieferkette ist keineswegs nur der eigene Geschäftsbereich gemeint: Vielmehr muss ebenfalls das Handeln von Vertragspartnern, Zulieferern sowie Sublieferanten gründlich durchleuchtet werden. Denn das Gesetz verlangt, entlang der gesamten, mitunter globalen Supply-Chain Risiken zu identifizieren, zu minimieren oder zu vermeiden, die zu Verletzungen von Menschenrechten führen oder aber dem Ökosystem schaden. Überwacht vom Bundesamt für Wirtschaft und Außenkontrolle drohen Bußgelder in Höhe von bis zu acht Millionen Euro, beziehungsweise ab 400 Millionen Jahresumsatz bis zu zwei Prozent des Jahresumsatzes für jene Akteure, die ihr unternehmerisches Handeln nicht angemessen an besagten Sorgfaltspflichten ausrichten.

Die gute Nachricht: Wen die Frage umtreibt, wie dieser unternehmerische Mammutakt für die gesamte Lieferkette gestemmt werden kann, der kann aufatmen. Denn in Zeiten der digitalen Transformation der Supply-Chain sind es auch digitale Lösungen für das strategische Risikomanagement, die Abhilfe schaffen. Dank dem innovativen Einsatz von Technologien wie Big Data oder Supply-Chain-Analytics stellen sie eine verlässliche Stütze im Bereich Supply-Chain-Management (SCM) dar, um den mannigfaltigen Anforderungen souverän zu begegnen.

Welche Vorteile der Einsatz von Supplier-Risk-Management-Software, kurz SRM-Software, insbesondere im bedeutenden SCM-Teilbereich Lieferantenmanagement mit sich bringt, lesen Sie in diesem Artikel.

Am Anfang steht der Rohstoff: Seinen Weg in und durch die Produktion bis hin zum fertigen Produkt, welches mittels Logistik in die Hände von Kunden gelangt, begleitet das Supply-Chain-Management. In der Unternehmenspraxis umfasst diese Wertschöpfungskette häufig ein komplexes Netzwerk aus Akteuren wie beispielsweise Rohstoffproduzenten, Sub-Zulieferern, internen Lieferanten, Herstellern, externen Dienstleistern, Vertriebs- und Einzelhändlern und schließlich den Endkunden. Die Aufgabenstellungen für das Lieferkettenmanagement bei jener Steuerung von Material- und Informationsflüssen sind vielschichtig. Doch im Grunde geht es darum, zu möglichst niedrigen Kosten die gesamte Wertschöpfungskette maximal effizient und ausgerichtet am Bedarf der Kunden zu optimieren.

Um dies zu erreichen, gilt es, Prozesse in den drei folgenden Teilbereichen entsprechend zu steuern:

• Information: Sämtliche Beteiligten entlang der Supply Chain sollten reibungslos miteinander kommunizieren können, damit wichtige Informationen etwa zu Vertragsabschlüssen, Lieferungsverzögerungen oder zum Wareneingang zuverlässig und niedrigschwellig ausgetauscht werden können.
• Material: Alles, was für die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen benötigt wird, muss in Bewegung gesetzt werden, damit es zur richtigen Zeit am richtigen Ort eintrifft, um verarbeitet oder ausgeliefert zu werden. Dasselbe gilt auch für die umgekehrte Richtung: Laufen Waren beispielsweise wie beim Flaschenpfand oder im Falle von Retouren zurück zum Unternehmen, steuert das SCM die Abläufe, um Materialen wiederzuverwerten, weiterzugeben oder zu entsorgen.
• Finanzen: Wann müssen Geschäftspartner in welcher Form für Leistungen zahlen, zu welchen Konditionen werden Kredite gewährt oder genommen, wie lassen sich Zahlungsprozesse ideal aufsetzen und wem gehören die einzelnen Bestandteile oder auch das fertige Produkt entlang der Lieferkette? Mit den Antworten auf diese Grundfragen setzt sich SCM im Teilbereich Finance auseinander.

Das Managen von Lieferanten oder Sub-Lieferanten bedeutet vor allem eines: systematische Beziehungsarbeit – und zwar mit der Zielstellung, die richtigen Lieferanten zu finden und beständig immer noch ein wenig besser zusammenzuarbeiten. Denn eben jenes reibungslose Ineinandergreifen der eigenen Prozesse mit denen der Lieferanten trägt in hohem Maße dazu bei, die Ressourcen für die Entwicklung und Produktion der eigenen Produkte oder Dienstleistungen möglichst rasch, günstig und hochwertig bereitstellen zu können. Insgesamt dreht sich Lieferantenmanagement unter anderem darum, die folgenden Fragen zu beantworten:

• Wer kommt infrage? Potenzielle Lieferanten identifizieren
• Welches Potenzial und welche Risiken liegen vor? Lieferanten mittels Risikomanagement-Maßnahmen bewerten
• Wie schneidet das Leistungsportfolio eines Lieferanten im Vergleich ab? Lieferanten innerhalb einer definierten Beschaffungsstrategie klassifizieren
• An welcher Stelle müssen Lieferanten entwickelt werden? Qualifikationen bei ausgewählten Lieferanten entsprechend vordefinierter Zielvorgaben aufbauen
• Wer gehört zum Lieferantenstamm? Passende Lieferanten final auswählen
• Wie ist das Onboarding idealerweise zu gestalten? Lieferanten in Network und Daily Business integrieren
• Stimmt die Leistung? Performance in Hinblick darauf überprüfen, inwiefern Lieferanten Zielvorgaben ebenso wie rechtliche Vorschriften erfüllen

Zu den entscheidenden Vorteilen, die im Zuge eines softwaregestützten Lieferantenmanagements für Unternehmen entstehen, zählen etwa

1. Strukturierter Daten-Überblick: Mitarbeitende des SCM sind mittels Supplier-Risk-Management-Software jederzeit in der Lage, auf Lieferantendaten zuzugreifen – ohne hierfür zeitaufwändig Listen durchforsten oder wichtige Lieferdokumente suchen zu müssen. Auf diese Weise sind sie nicht nur besser in der Lage, anfallende Kosten im Blick zu behalten, sondern können komfortabel Zusammenhänge identifizieren, Informationen bündeln und Entscheidungen vorbereiten. Außerdem herrscht aufgrund des Transparenzgewinns unmittelbar Klarheit darüber, welche Auswirkungen es mit sich bringt, sollte einmal ein Lieferant in der Kette ausfallen. Betroffene Serviceleistungen oder Produkte sowie weitere prozessbedingte Abhängigkeiten können softwarebasiert ohne große Mühen ausgemacht werden. Somit lassen sich lieferantenbedingte Risiken entlang der Supply-Chain um einiges leichter identifizieren und vorbeugen.
2. Auditsichere Lieferanten-Bewertung und -Kontrolle im Handumdrehen: Halten sie Compliance-Vorgaben ein? Wie zuverlässig erreichen sie vereinbarte KPIs? Wie entwickeln sich Kosten – und welche vertraglichen Besonderheiten prägen die Zusammenarbeit? Weil die Geschäftsbeziehung zu Lieferanten mittels Software zentral und systematisch kontrolliert und bewertet werden kann, ergibt sich zum einen für Unternehmen in Vertragsverhandlungen eine sehr solide Position, da sämtliche relevante Informationen auf Knopfdruck exakt vorliegen. Zum anderen ermöglichen es digitale Tools, die Lieferanten selbst in den Bewertungsprozess einzubinden. Beispielsweise indem sie Fragebögen ausfüllen – natürlich überwacht die Software dabei auch, ob dieser Verpflichtung lieferantenseitig gewissenhaft nachgekommen wird, und setzt gegebenenfalls Maßnahmen in Gang, um eine erfolgreiche Bewertung sicherzustellen. Das spart Ressourcen und motiviert Lieferanten gleichermaßen. Ganz im Sinne des Lieferkettengesetzes können Unternehmen zudem Risiken innerhalb der Lieferantenbeziehungen mittels digitaler Programme insgesamt auditsicher bewerten und diesen Umstand durch die exakte und systematische Dokumentation auch problemlos nachweisen.
3. Harmonisierung von Lieferantenbeziehungen: Nicht nur das eigene Team wird sich über glattere Prozesse durch den Einsatz von SRM-Software im Lieferantenmanagement freuen. Auch die Lieferanten selbst wissen es zu schätzen, wenn das Onboarding reibungslos verläuft und userzentrierte Abläufe bei der Integration in interne Prozesse im Vordergrund stehen. Das sorgt nicht nur dafür, dass Lieferanten potenziell leistungsbereiter agieren und beispielsweise penibler darauf achten, termintreu zu liefern. Vielmehr trägt die beidseitig transparente softwarebasierte Beziehungsarbeit auch zu einem besseren Verständnis des Service-Level-Agreements bei – sprich davon, was der Auftraggeber eigentlich konkret vom Lieferanten erwartet und wie genau KPIs zu erfüllen sind. Eine wichtige Basis für Vertragspartner, um ihre Anforderungen innerhalb der Supply-Chain überhaupt erst erfüllen zu können.
4. Qualitäts-Push der Lieferkette: Warum Produkte und Dienstleistung durch den Einsatz von Software im Lieferantenmanagement besser werden? Ganz einfach: Kontrolle. Mithilfe spezieller Programme kann die Qualität der gelieferten Artikel sowie des gesamten Lieferanten-Service genauestens getrackt werden. Zwar ist Vertrauen noch immer Grundlage einer jeden florierenden Geschäftsbeziehung, doch erfolgreiches Wirtschaften gelingt eben nur dann, wenn Unternehmen beispielsweise durch systematisches Messen und Analysieren sicherstellen, dass ihre Waren Handelspartner oder Endkunden auch zuverlässig erreichen. Ergo stellt SRM-Software auch ein ideales Instrument dar, um exakt auszuloten, welche Lieferanten zufriedenstellend performen, beziehungsweise bei welchen ein zu hohes Risiko etwa aufgrund vermehrter Ausreißer in der Qualität, Beschwerdefällen bezüglich Produktionsbedingungen oder Reklamationen vorliegt. Zudem können Unternehmen darüber hinaus softwaregesteuerte Maßnahmen definieren, um einer solchen Risikolage in Lieferantenbeziehungen entsprechend zügig und effizient zu begegnen.

Das Lieferkettengesetz einzuhalten und damit als Unternehmen gleichermaßen gesetzeskonform und verantwortungsbewusst zu handeln, ist per se keine leichte Aufgabe. Und doch stellt diese angesichts der komplexen, digital vernetzten Marktsituation nur ein Aspekt von vielen dar, der für die Implementierung von Software in die Prozesse des eigenen Lieferanten- und Supply-Chain-Managements spricht. Wer das große Ganze betrachtet, erkennt: Die richtigen Tools können entscheidender Erfolgsfaktor sein, wenn es darum geht, eine effektive Lieferkette abzubilden, zu steuern und zu kontrollieren, die auf verlässliche Lieferanten genauso wie auf hohe Qualität der Erzeugnisse fußt. Denn wettbewerbsfähig zu bleiben, heißt auch, mit dem Entwicklungstempo einer globalisierten Handelslandschaft mitzuhalten und Innovationen gegenüber aufgeschlossen zu bleiben. Eine Herausforderung, die sich zunehmend ausschließlich mithilfe von softwarebasierten Lösungen bewältigen lässt.